تا جایی‌که امکان دارد اطلاعات جمع‌آوری کنید و با کسانی که در این زمینه فعالیت می‌کنند مشورت كنید. کتاب بخوانید و از انجمن‌های داخلی و بین‌المللی در حیطه مدیریت، اطلاعات کسب كنید و از آخرین تحقیقاتی که در این زمینه انجام شده است بهره جویید.
ساختن طرح
صرف‌نظر از اینکه می‌خواهید یک کسب‌وکار جدید راه‌اندازی کنید یا کسب‌وکار قبلی‌تان را توسعه دهید شما نیاز به ساختن طرح دارید. طرح همانند نقشه راه، شما را در رساندن به اهدافتان یاری می‌كند که این مساله ضرورت ساختن طرح در کسب‌وکار را کاملا نشان می‌دهد. اولین و مهم‌ترین سوال این است که هدف شما از ایجاد کسب‌وکار چیست؟ اجازه دهید سوال را طور دیگری مطرح کنیم: در پنج یا 10 سال آینده کسب‌وکارتان چگونه خواهد بود؟ چه تعداد کارمند خواهید داشت؟ و اینکه در آن زمان سود سالانه شما چقدر خواهد بود؟
همچنین حتما طرحی یکساله نیز طراحی کنید. تحقیقات نشان داده بیشتر کسب‌وکار‌های نوپا به‌دلیل عدم برنامه‌ریزی دقیق، در یک سال اول از دور رقابت حذف می‌شوند. پس نیاز است طرحی برای سال پیش روی خود نیز طراحی کنید. در انتهای سال اول می‌بایست بتوانید به تمامی سوالات فوق پاسخ دهید. در این شرایط است که موفقیت خود را تضمین خواهید کرد. اما قبل از جواب دادن به تمامی این سوالات، انجام مراحل ذیل ضروری است:
1- خلاصه اجرایی
خلاصه اجرایی طرح شما باید به زبان ساده نوشته شود، به طوری که برای خواننده صریحا روشن کند که قصد انجام چه نوع کسب‌وکاری را دارید و در این مسیر چه اقداماتی را صورت خواهید داد.
2- تجزیه و تحلیل صنعت
بازار فروش شما تا چه اندازه بزرگ است و چطور تغییر پیدا می‌کند؟ چه روندی روی آن تاثیرگذار است و آیا این تغییرات باعث بهبود آینده بازار خواهد شد؟ برای رسیدن به جواب این سوالات باید بررسی‌های زیر را انجام دهید:
• شرایط کلی اقتصاد: شرایط کلی اقتصاد در ناحیه مورد نظر چگونه است؟ قدرت خرید مردم در حال حاضر و چشم‌انداز اقتصادی آن در آینده به چه صورت است؟
• عوامل اجتماعی: تقاضا برای کسب‌وکار مورد نظر چگونه است؟ تحصیلات و درک مردم از کالاها و خدماتی که ارائه خواهیم داد در چه حدی است؟
• جهانی شدن: اگر کسب‌وکاری که قرار است راه‌اندازی کنید با بازار بین‌المللی در ارتباط است و در تعامل با سایر کشورها است باید به این مهم توجه کرد که سازمان‌های بین‌المللی و سیاست‌ها و فرهنگ‌های گوناگون حاکم بر آن، تاثیر مستقیم بر کسب‌وکار ما خواهند داشت که باید در طراحی مدل کسب‌وکار با دقت هرچه تمام‌تر به آن توجه کرد.
• عوامل سیاسی، ضوابط و فناوری: عوامل سیاسی، مقررات و قانون‌ها باید روشن شود. همچنین بررسی شود زیرساخت‌ها، سیستم حمل‌ونقل در پروسه تولید یا ارائه خدمات چگونه است؟ آیا کالا/خدمات ارائه شده اثرات سوء بر محیط‌زیست دارد یا خیر و آیا فرآیند تولید طبق استانداردهای بهداشتی صورت خواهد گرفت؟
• عوامل محیطی و دموگرافیک: عوامل محیطی از قبیل آلودگی هوا چه تاثیری بر کسب‌وکار و چه تاثیری روی محل زندگی، سن، علایق و امید به زندگی مشتری‌های آینده ما خواهد داشت؟
• تجزیه و تحلیل رقابتی: رقبایتان چه کسانی هستند و دارای چه نقاط ضعف و قدرتی هستند؟ در چه زمینه‌هایی می‌توانید از آنها پیشی بگیرید و چگونه؟ رقبایتان را به دقت بشناسید و روی نقاط قوت و ضعف آنان تمرکز کنید. این نکته را فراموش نکنید که آنها در موقعیتی هستند که تجربیاتشان به مراتب بیشتر از شما است که می‌خواهید در آینده وارد این کسب‌وکار شوید. با پیگیری و بررسی عملکردشان، چرایی حضور آنها در این کسب‌وکار را بهتر خواهید فهمید و به مرور فرا خواهید گرفت که چگونه می‌توانید سلایق مشتریان را به سمت خود جلب کنید.
• تجزیه و تحلیل مشتری: مشتری‌های هدف شما چه کسانی هستند؟ در کجا متمرکز هستند و علایق، نگرش‌ها، اعتقادات و سبک زندگی‌شان چگونه است؟ دقیقا مشخص کنید که احتیاج‌هایشان چیست و سازمان شما چگونه می‌تواند آن احتیاج‌ها را برآورده کند؟
• خدمات: چه کالا و خدماتی را قصد دارید در حال حاضر و در آینده ارائه دهید؟ در صورت ارائه کالا به چه مواد اولیه‌ای نیازمند هستید؟ آیا کسب‌وکار شما نیاز به کارمندان کارآزموده و تحصیلکرده دارد؟
• مکان و ابزار مورد نیاز: محل تولید و مکان ارائه خدمات یا فروش کالاهایتان و میزان اندازه آن را مشخص کنید. حجم معاملات و تعداد مشتری‌های روزانه خود را محاسبه کنید. ابزار و وسایل مورد نیاز کسب‌وکارتان را به دقت فهرست کنید.
3- طرح تولیدی
دانستن اینکه چه مقدار، چه وقت و از چه مکانی خرید می‌کنید و اینکه چگونه موجودی خود را ارزیابی و اندازه‌گیری خواهید کرد می‌تواند در موفقیت یا شکست شما نقشی اساسی بازی کند. این ارزیابی باعث صرفه‌جویی در سرمایه شما می‌شود، کهنگی و از تاریخ مصرف گذشتن کالاهایتان را به حداقل رسانده و باعث می‌شود بر رقبا غلبه کرده و نبض بازار را در دست بگیرید. نتیجه آنکه فراهم آوردن اطلاعات کامل در این زمینه فوق‌العاده مهم و حیاتی است.
4- طرح عملیاتی
فعالیت اصلی شما چیست؟ چه مراحل مهمی باید طی کنید تا به هدف نهایی خود در انتهای سال یا سال پایانی طرح کسب‌وکارتان دست یابید؟ برنامه شما برای ارتقای کسب‌وکار چیست؟ به این معنی که از چه پتانسیل‌ها و نیروهایی دراین زمینه همانند سایر رقبا و سازمان‌های مشابه بهره خواهید گرفت. از چه تکنولوژی و فناوری‌هایی استفاده خواهید كرد؟ به‌عنوان مثال می‌توان به سیستم سفارش الکترونیکی یا تجهیزات صرفه‌جویی در انرژی نظیر نور و تهویه هوا اشاره کرد.
5- طرح بازاریابی
چگونه به مشتری‌های مورد نظرتان دسترسی خواهید داشت؟ از چه تاکتیک‌ها و کانال‌های بازاریابی برای این منظور استفاده خواهید کرد؟ از چه سیستمی برای قیمت‌گذاری کالاها یا خدماتتان استفاده خواهید كرد؟ و از چه نام تجاری به‌عنوان معرف محصول خود در بازار استفاده خواهید کرد؟ در طرح بازاریابی باید به موارد زیر توجه كرد:
• مکان: بدون شک، انتخاب مکان مناسب به نحوی که به مشتریان آینده شرکت نزدیک بوده و رفت و آمد آنان را تسهیل كند، باعث جذب بیشتر مشتری و افزایش رضایت و وفاداری آنان نسبت به محصولات ارائه‌شده خواهد شد. نتیجه آنکه تمرکز روی بازار هدف، منجر به رونق کسب‌وکار خواهد شد.
• نام تجاری: انتخاب نام تجاری مناسب برای هر کسب‌وکار از جمله مواردی است که باید با دقت و وسواس بسیار انجام شود زیرا معرف فرهنگ، قدمت، کیفیت و اهداف شرکت نزد مشتریان خواهد بود. کاملا به این موضوع توجه داشته باشید که تصویر انتخابی‌تان با مشتری‌هایی که قصد دارید جذب کنید مطابقت داشته باشد. برای شروع تصمیم بگیرید چه عاملی را می‌توانید به عنوان وجه تمایز شرکت‌تان در نظر بگیرید و اینکه این عامل چه مشخصه‌ای از محصول تولیدی شما را برای مشتریان قابل ارزش می‌سازد. پس از آن، لوگو و پیامی خلق کنید که ویژگی منحصر به‌فرد شرکت شما را به نمایش بگذارد و با تمام توان نام تجاری شما را در بازار ترویج دهد.
6- طرح سازمانی
تیم شما در حال حاضر متشکل از چه کسانی است و از چه ترتیبی برای استفاده از فرصت‌هایی که پیش رو دارید استفاده خواهید كرد؟ آیا به هیات مشاوران و مدیران احتیاج خواهید داشت و اگر چنین است به دنبال چه کسانی باید باشید؟ مالکیت کسب‌وکار از آن کیست؟ شخصی است یا سهامی، تضامنی، شرکت با مسوولیت محدود، نسبی، تعاونی تولید و مصرف، مختلط سهامی یا غیرسهامی است؟ نسبت سرمایه‌گذاری و تقسیم سود در بین اعضا به چه ترتیب است؟
چارت سازمانی را طراحی کرده، ساعات کاری و شرح وظایف افراد را به دقت تشریح كنید. سپس تناسب بین مسوولیت‌ها با دانش، تجارب و شایستگی‌های افراد به دقت بررسی شود. نقاط قوت و ضعف و همچنین فرصت‌ها، موقعیت‌ها و مخاطرات داخلی و محیطی مرتبط با کسب‌وکارتان را به خوبی بررسی کنید.
7- ارزیابی ریسک
ضررهای احتمالی هنگام شروع کسب‌وکار که ناشی از معرفی نشدن کامل کسب‌وکار برای مشتریان است و یا از دست دادن مواد اولیه به دلایل مختلف نظیر از بین رفتن آنها در مسیر، باید در نظر گرفته شود که می‌توان با استفاده از ارتباط با تولیدکننده‌های مختلف و استفاده برنامه‌ریزی شده از ذخایر مالی بر آن غلبه کرد. همچنین می‌توان با استفاده از بیمه‌های مرتبط با آتش‌سوزی و بلایای طبیعی، به مقابله با ضررهای ناشی از عوامل محیطی بر کسب‌وکار، پرداخت و خسارات وارده را تا حد زیادی جبران كرد.
8- طرح مالی
چه مقدار بودجه جهت شروع کسب‌وکار یا گسترش شرکت -در صورت لزوم- مورد نیاز است؟ در چه زمینه‌هایی و به چه میزانی باید از سرمایه صاحبان سهام یا سرمایه‌گذار خارج از سازمان برای این منظور استفاده كرد؟ سود و درآمد پیش‌بینی شده در انتهای سال اول یا پنج سال مورد نظر چه مقدار خواهد بود؟
نکات مهم در طراحی مدل کسب‌وکار
- این حقیقت را همیشه در نظر داشته باشید که طرح شما برای شروع و پیشرفت بیشتر از آن چیزی که پیش‌بینی می‌کنید احتیاج به سرمایه دارد. پس برای موارد غیر منتظره ذخایر مالی در نظر بگیرید.
- مهم‌ترین مساله این است که بدانید دلیل شما از ایجاد کسب‌وکار چیست. دلیل ایجاد کسب‌وکار به‌دست آوردن سود است. بنابراین، از محاسبه تمامی مخارج، زیان‌های احتمالی، کم‌شدن فروش و هزینه‌های غیرمنتظره اطمینان حاصل کنید و سود قانونی را به ریسک خود اضافه کنید. اگر چنانچه سودی حاصل نشد باید روی ایده خود مجددا تفکر کنید و از یک مشاور استراتژی مجرب راهنمایی بگیرید.
- تمامی فرآیند‌های مالی درون و برون‌سازمانی خود را مستندسازی کرده و بایگانی كنید. از افراد خبره و با تجربه برای ثبت و بررسی فرآیند‌های مالی کسب‌وکارتان استفاده کنید. همیشه به این مهم توجه کنید که کسب‌وکار شما دقیقا در چه مرحله‌ای از وضعیت مالی قرار دارد.
جواب دادن به سوالات مذکور، به شما در طراحی مدل و تخصصی‌تر کردن اهداف کسب‌وکارتان کمک می‌کند. همیشه این مهم را به یاد داشته باشید که دلیل اینکه کسب‌وکارتان منحصربه‌فرد و شایسته موفقیت است چیست. دلایل مختلفی ممکن است برای منحصربه‌فرد بودن کسب‌وکار وجود داشته باشد. برای مثال، کارآیی بالای تیم مدیریتی می‌تواند دلیل خوبی باشد یا تکنولوژی منحصربه‌فردی که شما از آن استفاده می‌کنید یا تعامل و ارتباط خوبی که با کارکنان خود ایجاد کرده‌اید. اما مهم‌تر از آن این است که اگر شما چیزی برای برتری نداشته باشید، رقبایتان به راحتی می‌توانند مشتریان و سهم بازارتان را در کمترین زمان ممکن از آن خود کنند. بنابراین، طرح کسب‌وکار باید به خوبی طراحی و تدوین شده و برای خواننده (سرمایه‌گذار) قابل درک، ملموس و جذاب باشد. به بیانی دیگر آنکه، استراتژی‌ها، برنامه‌های توسعه و پیشرفت باید به کامل‌ترین و بهترین نحو ممکن در طرح کسب‌وکار ذکر شود تا سرمایه‌گذاران به راحتی به تیم شما ملحق شده و بی‌درنگ در کسب‌وکار پررونق‌تان سرمایه‌گذاری كنند.
منابع:
www.scoredelaware.org
http://www.forbes.com
http://www.wikihow.com/Write-a-Business-Plan