بر اساس ماده ۱۶۶ آئین نامه فوق الذکر تنظیم هرگونه سند معامله و قرارداد یا تعهدی که یک طرف آن محکوم باشد بایستی با اجازه قاضی ناظر زندان ودرصورت لزوم در زندان بوسیله یکی از سردفتران با شرایط عادلانه تر از سایر دفاتر انجام پذیرد لذا شرط حضور در دفتر اسناد رسمی جهت رسمیت یافتن سند تنظیمی ضرورت دارد.
با توجه به ماده ۵۲۰ قانون آ.د.ک در خصوص اعطای مرخصی ماهانه به زندانیان ، زندانیان می توانند در ایام خارج از زندان با مراجعه به دفاتر اسناد رسمی به تنظیم اسناد مورد نظر اقدام نمایند لذا صرف حضور در زندان مانع تنظیم سند در دفاتر اسناد رسمی نیست.